Приложение 4

к Правилам ведения реестра

Открытое акционерное общество

"Красноярскагроплем"

 

                                                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАВИЛА

 

регистрации, обработки и

хранения входящей документации

регистратора

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

п. Солонцы

 

 

 

 

Оглавление

 

1.  Информация, хранимая Регистратором.................................................................3

 

2.  Прием поступающих документов...................................................................…....4

 

3.  Порядок регистрации и учета входящей  документации................................…..5

 

4.  Ввод информации................................................................................................ ..6

 

5.      Обработка документов......................................................................................…...7

 

6.  Ведение архива....................................................................................................….8

 

7.  Хранение информации Регистратором.............................................................…..9

 

8. Меры противопожарной безопасности..........................................................……..10

 

9. Приложения …………………………………………………………………..11-14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1

 

 ИНФОРМАЦИЯ, ХРАНИМАЯ  РЕГИСТРАТОРОМ

 

1.1. Регистратор хранит в течение установленного периода времени (не менее трех лет) следующие данные и документы:

*                                                                                                                        документы, на основании которых вносятся записи в Реестр;

*                                                                                                                        запросы зарегистрированных в Реестре лиц и копии ответов по ним;

*                                                                                                                        регистрационные журналы,  контрольные ведомости и другие технологические документы;

*                                                                                                                        погашенные сертификаты (по истечении 3-х лет уничтожаются по акту) ;

*                                                                                                                        копии баз данных реестра владельцев ценных бумаг.

 

1.2. Информация о зарегистрированном лице, содержащаяся в регистрационном журнале, хранится Регистратором не менее 3 - х лет с момента, когда это лицо перестало быть таковым, после чего передается Эмитенту.

 

1.3. В случае утраты данных лицевых счетов на электронных или бумажных носителях, регистрационного журнала, Регистратор:

*                                                                                                                        извещает Федеральную комиссию об утрате документов в письменной форме в однодневный срок с момента утраты;

*                                                                                                                        публикует сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления заинтересованными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра и перерегистрации сделок, совершенных без участия инвестиционного института, с указанием даты и срока перерегистрации;

*                                                                                                                        предпринимает все возможные и необходимые меры для восстановления утраченных документов и данных в Реестре в 10-дневный срок с момента утраты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2

 

 ПРИЕМ  ПОСТУПАЮЩИХ  ДОКУМЕНТОВ

 

2.1. Регистратор принимает поступающие документы  по акту приема-передачи  (Приложение A) и регистрирует их в журнале в день их поступления (Приложение B).

Акт приема-передачи документов подтверждает факт приема документов регистратором. Акт приема-передачи содержит дату и время приема документов. Акт подписывается сотрудником регистратора, принявшим документы, и лицом представившем документы (Клиентом). Отрывной талон акта приема-передачи отдается Клиенту, сам акт подшивается в дело.

 

 

2.2. Поступившие документы проходят следующие этапы:

 

*                                                                                                                        регистрацию;

*                                                                                                                        визирование,  с указанием ответственного  исполнителя  каждого  документа; 

*                                                                                                                        направление на исполнение;

*                                                                                                                        исполнение документов;

*                                                                                                                        экспертиза;

*                                                                                                                        контроль исполнения;

*                                                                                                                        подшивку документов в дела.

 

2.3. При приеме документов осуществляется:

 

·      проверка наличия счета к которому обращается Клиент (по номеру счета и ФИО/наименованию).

·      для операций списания со счета - проверка наличия достаточного количества ценных бумаг и отсутствие блокировки счета (или ценных бумаг).

·      проверка правильности заполнения исходных документов (поручения, анкеты);

·      проверка полноты предоставления дополнительных документов (договор купли-продажи, свидетельство о праве на наследство и т. д.)

·      проверка полномочий распорядителя счета акционера:

 

- если операцию производит владелец счета - физическое лицо, то он должен предъявить паспорт или иное удостоверение личности, указанное в анкете владельца;

- если операцию производит представитель владельца-юридического лица, то он должен предъявить документ, подтверждающий его полномочия;

- если операцию производит представитель владельца по доверенности, то он должен предъявить ее;

·      проверка оплаты:

- лицо проводящее операцию в реестре акционеров обязано предъявить платежный документ, подтверждающий факт оплаты услуг Регистратора по проведению заявленной им операции.

 

 

 

 

 

Раздел 3

 

 ПОРЯДОК  РЕГИСТРАЦИИ  И  УЧЕТА  ВХОДЯЩЕЙ  ДОКУМЕНТАЦИИ

 

 

3.1. Вся  входящая документация регистрируется в журнале регистрации входящей документации (Приложение А). Поступившему документу присваивается  регистрационный  номер,  данные заносятся в журнал, а представленный подлинник или заверенная копия документа подлежит хранению в архиве Регистратора в течение 3-х лет.  По истечении вышеуказанного срока производится уничтожение документа, которое подтверждается Актом об уничтожении, заверенным Регистратором.

 

3.1.1. Журнал учета входящих документов ведется  в электронной и бумажной форме и содержит следующие данные:

*                    порядковый номер записи;

*                    входящий номер документа;

*                    наименование документа;

*                    дата получения документа регистратором;

*                    сведения о лице, предоставившем документы:

а) для    юридического    лица    -   наименование   организации,   предоставившей  документы,  дата  и исходящий  номер,  присвоенный   организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;

б) для физического лица  (если указаны) - фамилия, имя, отчество,   дата, почтовый адрес отправителя;

*                                                                                                                        дата   отправки   ответа   (внесения   записи   в реестр)  или   направления отказа о внесении записи в реестр;

*                                                                                                                        исходящий номер  ответа на документы;

*                                                                                                                        фамилия сотрудника Регистратора или должностного лица Регистратора, подписавшего ответ.

 

3.2. Документы, касающиеся Эмитента, в том числе анкета Эмитента, должны храниться Регистратором в специальной папке данного Эмитента. Всем отработанным документам присваивается свой номер, соответствующий номеру дела, по имеющейся номенклатуре дел, и строго в это дело подшивается.

 

3.3. Документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами,  должны храниться в специальных папках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом  на папке должен быть указан диапазон номеров по журналу  регистрации или журналу запросов и заявлений. Сдаваемая в архив папка должна быть прошита и скреплена печатью.

 

 

 

 

3.4. Копии учредительных документов зарегистрированного в Реестре юридического лица должны храниться вместе с анкетой данного лица в специальном месте с ограниченным правом доступа.

 

3.5. Порядок доступа сотрудников Регистратора к документам, хранящимся в архиве, определяется их должностными инструкциями.

 

3.6. Регистратор ведет журнал учета документов, изымаемых и возвращаемых в архив.(приложение D).

Раздел 4

ВВОД ИНФОРМАЦИИ

 

4.1. После приема документов оператор осуществляет открытие дела по поступившим документам, а специалист – ввод их в базу данных.. В этот момент должно быть установлено соответствие бумажного документооборота и информации, обрабатываемой в электронном виде.

 

4.2. Технологический процесс построен по принципу конвеерной системы, где каждый из сотрудников выполняет строго определенную часть действий по обработке документов, контролируя некоторую часть действий, выполнявшихся над документами ранее.

 

4.3. Обработка поступивших документов (запросов) разделена на этапы:

·      открытие дела и назначение поручений;

·      ввод данных в базу реестра и предварительная экспертиза документов и текста ввода;

·      окончательная экспертиза документов и текста ввода информации, исполнение операции.

 

4.4. По окончании ввода необходимо провести сверку бумажных и электронных поручений, состоящую из следующих контрольных процедур:

·      проверка общего количества поручений поданных в регистратуру и введенных в компьютер.

·      проверка общего количества ценных бумаг, указанных в бумажных и электронных поручениях.

·      поочередная сверка бумажных и электронных поручений по следующим позициям:

- стороны по сделке;

- количество ценных бумаг;

- основание для подачи поручения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Раздел 5

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

 

5.1. Перед началом регистрации (собственно внесение изменений в Реестр) все поручения, образующие входную очередь проходят следующие контрольные процедуры:

·      проверка факта наличия бумажных документов в дополнение к электронному реестру;

·      проверка сводной информации;

·      проверка общего количества поручений поданных в регистратуру и введенных в компьютер.

·      проверка общего количества ценных бумаг, указанных в бумажных и электронных поручениях.

·      поочередная сверка бумажных и электронных поручений по следующим позициям:

- стороны по сделке;

- количество ценных бумаг;

- основание для подачи поручения.

5.2. В процессе выполнения регистрации возможна дополнительная сверка реквизитов нового владельца с реквизитами зарегистрированных лиц, имеющимися в реестре для избежание открытия второго счета на то же самое лицо.

5.3.  Специалист, осуществляющий обработку документов обязан:

·      осуществить контроль поступивших документов;

·      проверить наличие отметки сотрудника, принявшего документы в формуляре;

·      по акту приема документов проверить наличие в деле принятых документов;

·      определить зарегистрированное лицо и контрагента;

·      произвести назначении поручений на выполнение действий в реестре;

·      на формуляре поставить личную подпись, дату и время обработки

·      не допустить изьятия и утери из дела каких- либо документов;

·      Передать обработанные документы главному специалисту регистрационного отдела.

 5.4. На главном специалисте лежит основная ответственность за проверку достоверности поступивших документов и правильность исполнения операций в реестре. Главный специалист обязан:

·      осуществить контроль документов, поступивших от специалиста;

·      проверить отметки сотрудника принявшего документы и сотрудника, осуществившего ввод информации;

·      по акту приема документов проверить наличие в деле принятых документов;

·       произвести экспертизу документов;

·      произвести обработку дела;

·      исполнить дело;

·      на сопроводительном листе поставить личную подпись, дату и время исполнения;

·      не допустить изьятия и утери из дела каких- либо документов;

·      передать исполненные  документы делопроизводителю.

По результатам регистрации распечатываются исполненные операции (выписка из регистрационного  журнала)  и прилагается  к формуляру.

Выписка из регистрационного журнала - это часть регистрационного журнала, содержащие данные об операциях, проведенных в реестре за определенный период.

 

 

 

Раздел 6

ВЕДЕНИЕ АРХИВА

 

6.1. Документы в архив поступают после завершения процедуры регистрации и внесения необходимых изменений в Реестр.

 

6.2. На основании выписки из регистрационного журнала происходит сверка поданных и исполненных поручений.

 

6.3. Сверке подлежат: оригиналы поручений на внесение изменений в реестр, формуляр и выписка из регистрационного журнала. На основании выписки из регистрационного журнала  производится контроль за сроками исполнения поручений.

 

6.4. Сверка происходит по итогам каждого операционного дня:

·      выписка из регистрационного журнала сверяется с оригиналами поручений, обработанных за день;

·      выписка из регистрационного журнала  сверяется с формуляром;

·      оригиналы обработанных поручений сверяются с формуляром.

 

6.5. Поручения, принятые в архив снимаются с контроля главного специалиста и передаются на контроль оператора-контролера архива.

 

6.6.  Оператор-контролер архива проставляет отметку о приеме документов в архив -  на формуляре листе проставляет личную подпись, дату и время приема.

 

6.7.  Оператор-контролер архива производит выдачу дел из архива только под роспись с отметкой в специальном журнале  учета выдачи документов из архива (Приложение D).

 

6.8. Доступ к архиву в ограничен, а помещение, где хранится архив, защищено от повреждений водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов, оснащен противодымной (противопожарной) и звуковой блокирующей сигнализациями, снабжен металлическими решетками на окнах, металлической дверью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 7

ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ РЕГИСТРАТОРОМ

 

7.1. Регистратор       хранит рабочие и информационные документы в специально предусмотренном помещении - архиве. Документы в архив поступают после завершения процедуры регистрации и внесения необходимых изменений в Реестр
7.2. Перечень документов, предназначенных для хранения:

·      информационные документы об акционерном обществе;

·      текущие рабочие документы Регистратора, вышедшие из делопроизводства;

·      документы, являющиеся основанием для проведения операций в Реестре.

7.3. Полный доступ к архивной информации разрешается  руководителю, контролеру и главному специалисту. Доступ других лиц производится по специальному распоряжению руководителя.
7.4. Обо всех  фактах доступа к архивной информации оператором-контролером архива делается запись в соответствующем журнале.
7.5. Помещение, где хранится архив, должно быть защищено от повреждений водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 14

МЕРЫ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСТНОСТИ

 

 

14.1. Выполнение инструкции по пожарной безопасности, утвержденной генеральным директором Регистратора, обязательно для должностных лиц и всего персонала Регистратора.

 

14.2. Для сохранности, документов и информации, находящейся на магнитных носителях, Регистратором предусмотрены следующие меры:

·      в помещении установлена принятая органами пожарной охраны сигнализация, реагирующая как на повышение температуры, так и на задымленность помещения;

·      информация, записанная на магнитных носителях, хранится в несгораемых шкафах и сейфах;

·      доступ сотрудников Регистратора в архивные помещения  ограничен;

·      прием посетителей осуществляется в отдельном помещении;

·      доступ к серверу, к хранящимся на нем базы данных и архивным документам ограничен, а для посетителей не доступен.

 

14.3. Приказом по предприятию назначен ответственный за противопожарную безопасность, который осуществляет обязательный инструктаж со всеми вновь поступающими на работу сотрудниками .

 

14.4. Внешний контроль за противопожарным состоянием осуществляет инспекция пожарной  охраны.

 

               

 


Приложение A

 

акт

приема - передачи документов

от

I. Наименование эмитента: 

 

q - зарегистрированное лицо

q - представитель эмитента, действующий без доверенности

q - продавец

q - покупатель

q - доверенное лицо, действующее по доверенности №______________ от"___"_______________

       до "___"_____________________________ г.

q- доверенное лицо, действующее по договору на ведение реестра №_____________ _от"___"______________ г.

q - почтой

Настоящий акт составлен в том, что  (именуемый в дальнейшем Податель) передал, а  (именуемый в дальнейшем Регистратор) в лице уполномоченного сотрудника () принял нижеследующие документы в количестве  шт.:

п/п

Номер документа входящий

Наименование и ссылки на иные документы

Номер, дата документа

Приложения к документу

Отправитель документов

 

 

 

Ссылки:

 

 

 

 

Способ предоставления документов:

        В случае несоответствия оформления принятых документов требованиям законодательства РФ и Регистратора, а также в случае, если информация реестра владельцев именных ценных бумаг не допускает выполнения поручений запланированных в деле, Регистратор обязуется в пятидневный срок уведомить об этом Отправителя документов.

Отметка об оплате: _____________________________________________________________

 

 

 

 

 

От Регистратора

 

Податель

 

 

 

 

 

________________________________

()

______________________

()

подпись

 

подпись

 

 

II. Резолюция:

Передано  на резолюцию  .           "___" ___________2005 г.     Подпись: _______________

На исполнение: ________________    Срок исполнения “___”_____________2005 г.

                                                     (имя,отчество исполнителя)

____________________________________________________________________________

Дата резолюции:  “___”__________________ 2005 г.      Подпись ____________________


Приложение B

Журнал входящей документации

 

Входящие документы:

Дата реги-

Эмитент

Отправитель

Способ

п/п

номер, наименование

страции

 

документа

доставки

1

 

 

 

 

 


        Приложение D

 

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА

 

П/П

Индекс

(номер) документа

Дата выдачи документа

Наименование документа

Кол-во

листов

Кому выдано

Роспись за получение

 Отметка о возврате

Дата возврата

1

2

3

4

5

6

7

8

9